Оптимизация работы бухгалтерии посредством курьерской доставки документов

В эру цифрового документооборота бумажный носитель информации не утратил своей актуальности. Особо важные документы по-прежнему оформляются на корпоративных бланках и передаются из рук в руки. Это касается и сектора бухгалтерии, где старшему специалисту или рядовому сотруднику приходится откладывать в сторону свои прямые обязанности и лично отвозить документацию в налоговую службу, центральный офис или иное ведомство. В этой ситуации курьерская служба для юридических лиц поможет оптимизировать рабочий процесс, взяв на себя обязательства по своевременной доставке документов. При этом исполнитель отвечает за сохранность конверта и бухгалтерской документации при транспортировке.

Преимущества взаимодействия бухгалтерии с курьерской службой

Служба курьерской доставки взаимодействует с юридическим лицом, предоставляя спектр услуг по доставке документов. При этом компания обеспечивает следующие операции и условия:

  • Транспортировка документации, как в пределах города, так и в любой регион страны.
  • Вручение конверта под личную подпись адресата, заполнение уведомления о получении корреспонденции.
  • Большой выбор тарифов. Такой подход позволяет отправлять документы контрагентам на удобных условиях и по приемлемой стоимости.
  • Автоматизация взаимодействия. Курьер прибывает в указанный день и время за документами, получает конверты и папки, которые развозит по указанным адресам. Это может происходить раз в неделю, в конце месяца, да хоть каждый день, если у организации-клиента имеется необходимость в этом.

Наряду с этим бухгалтерский сектор получает массу преимуществ, которые оптимизируют процесс профессиональной деятельности и упрощают работу специалистов:

  • Отсутствует необходимость покидать рабочее место. Бухгалтер тратит свое время на выполнение текущих задач производства.
  • Курьеру можно поручить сдачу отчетностей в госорганы. При этом сотрудники бухгалтерии освобождены от простоя в пробках и утомительного ожидания в очередях. Этот пункт станет ответственностью исполнителя.
  • На доставщика ложится и вопрос обеспечения безопасности во время перевозки, сохранности конфиденциальности содержимого конверта.
  • Возможна передача информации, как на бумажном, так и на цифровом носителе. При этом риск утечки сводится к нулю, в отличие от отправки файлов через интернет ресурсы.
  • При необходимости можно заказать доставку в соседний город, которая будет выполнена день в день.

Грамотная организация документооборота является основой успешного развития бизнеса, поэтому услуга курьерской доставки – залог четко структурированного процесса. Не каждая организация может позволить себе содержание собственного штата курьеров. А вот воспользоваться услугами специализированной службы может как самозанятое лицо, так и крупный холдинг. Сотрудничество на основе контракта освобождает компанию от расходов на выплаты зарплат и социальные пособия, избавляет от работы с дополнительной кадровой документацией. Сплошные плюсы.

Как осуществляется сотрудничество?

Взаимодействие с курьерской службой доставки осуществляется на основании договора. Его может заключить как любое юридическое лицо, располагающее собственной бухгалтерией, так и специализированная бухгалтерская контора, осуществляющая свою деятельность в качестве подрядчика. В последнем случае отправка корреспонденции станет ключевым звеном бизнес-процесса.

Обычного заключения договора недостаточно, чтобы доверить курьеру важную корпоративную документацию.

  • Обычного заключения договора недостаточно, чтобы доверить курьеру важную корпоративную документацию.
  • Руководитель подразделения оформляет доверенность на имя курьера.
  • На основании доверенности доставщик не только отвозит пакет в нужную инстанцию, но и представляет интересы компании при передаче финансовых документов в госорган или заказчику.
  • Во время передачи заполняется акт о приеме документов, после чего курьер привозит вам акт и ваши экземпляры документации. Таким образом, клиент получает подтверждение о выполнении заказа и может переходить к следующему этапу работы с документами.

Подводя итоги

Услуги по доставке бухгалтерских документов являются наиболее востребованным направлением в сфере документооборота. Службы, предоставляющие подобного рода операции, содержат в штате только профессиональных курьеров. Гарантируют соблюдение сроков и вручение корреспонденции адресату.

Сотрудничество со службой курьерской доставки существенно упрощает работу бухгалтерского сектора, позволяя направить весь трудовой резерв на решение оперативных и текущих задач.

Поделиться статьей

Как оптимизировать сроки доставки товаров курьерами?
Как оптимизировать сроки доставки товаров курьерами?
Национальная служба доставки рассказывает о сроках доставки и особенностях их оптимизации. Знакомит с инструментами, способствующими эффективной курьерской работе в том или ином случае. А также предлагает аутсорсинг и аутстаффинг курьеров в Москве и области на выгодных условиях с оформлением срочных или длительных договоров. Пешие, вело-, мото и автокурьеры от ведущей компании столицы с 12-летним опытом работы.
Как превзойти конкурентов, используя курьерскую службу доставки?
Как превзойти конкурентов, используя курьерскую службу доставки?
Курьерская служба доставки – отличный способ обойти своих конкурентов. Сотрудничество на постоянной основе, быстрая обработка заявок, оперативная доставка. Расширение географии и формирование постоянной клиентской базы. Договор со службой доставки позволит рационально распределить бюджет и сэкономить на содержании собственного штата курьеров.

Отправить заявку

Получите консультацию специалиста