В эру цифрового документооборота бумажный носитель информации не утратил своей актуальности. Особо важные документы по-прежнему оформляются на корпоративных бланках и передаются из рук в руки. Это касается и сектора бухгалтерии, где старшему специалисту или рядовому сотруднику приходится откладывать в сторону свои прямые обязанности и лично отвозить документацию в налоговую службу, центральный офис или иное ведомство. В этой ситуации курьерская служба для юридических лиц поможет оптимизировать рабочий процесс, взяв на себя обязательства по своевременной доставке документов. При этом исполнитель отвечает за сохранность конверта и бухгалтерской документации при транспортировке.
Преимущества взаимодействия бухгалтерии с курьерской службой
Служба курьерской доставки взаимодействует с юридическим лицом, предоставляя спектр услуг по доставке документов. При этом компания обеспечивает следующие операции и условия:
- Транспортировка документации, как в пределах города, так и в любой регион страны.
- Вручение конверта под личную подпись адресата, заполнение уведомления о получении корреспонденции.
- Большой выбор тарифов. Такой подход позволяет отправлять документы контрагентам на удобных условиях и по приемлемой стоимости.
- Автоматизация взаимодействия. Курьер прибывает в указанный день и время за документами, получает конверты и папки, которые развозит по указанным адресам. Это может происходить раз в неделю, в конце месяца, да хоть каждый день, если у организации-клиента имеется необходимость в этом.
Наряду с этим бухгалтерский сектор получает массу преимуществ, которые оптимизируют процесс профессиональной деятельности и упрощают работу специалистов:
- Отсутствует необходимость покидать рабочее место. Бухгалтер тратит свое время на выполнение текущих задач производства.
- Курьеру можно поручить сдачу отчетностей в госорганы. При этом сотрудники бухгалтерии освобождены от простоя в пробках и утомительного ожидания в очередях. Этот пункт станет ответственностью исполнителя.
- На доставщика ложится и вопрос обеспечения безопасности во время перевозки, сохранности конфиденциальности содержимого конверта.
- Возможна передача информации, как на бумажном, так и на цифровом носителе. При этом риск утечки сводится к нулю, в отличие от отправки файлов через интернет ресурсы.
- При необходимости можно заказать доставку в соседний город, которая будет выполнена день в день.
Грамотная организация документооборота является основой успешного развития бизнеса, поэтому услуга курьерской доставки – залог четко структурированного процесса. Не каждая организация может позволить себе содержание собственного штата курьеров. А вот воспользоваться услугами специализированной службы может как самозанятое лицо, так и крупный холдинг. Сотрудничество на основе контракта освобождает компанию от расходов на выплаты зарплат и социальные пособия, избавляет от работы с дополнительной кадровой документацией. Сплошные плюсы.
Как осуществляется сотрудничество?
Взаимодействие с курьерской службой доставки осуществляется на основании договора. Его может заключить как любое юридическое лицо, располагающее собственной бухгалтерией, так и специализированная бухгалтерская контора, осуществляющая свою деятельность в качестве подрядчика. В последнем случае отправка корреспонденции станет ключевым звеном бизнес-процесса.
Обычного заключения договора недостаточно, чтобы доверить курьеру важную корпоративную документацию.
- Обычного заключения договора недостаточно, чтобы доверить курьеру важную корпоративную документацию.
- Руководитель подразделения оформляет доверенность на имя курьера.
- На основании доверенности доставщик не только отвозит пакет в нужную инстанцию, но и представляет интересы компании при передаче финансовых документов в госорган или заказчику.
- Во время передачи заполняется акт о приеме документов, после чего курьер привозит вам акт и ваши экземпляры документации. Таким образом, клиент получает подтверждение о выполнении заказа и может переходить к следующему этапу работы с документами.
Подводя итоги
Услуги по доставке бухгалтерских документов являются наиболее востребованным направлением в сфере документооборота. Службы, предоставляющие подобного рода операции, содержат в штате только профессиональных курьеров. Гарантируют соблюдение сроков и вручение корреспонденции адресату.
Сотрудничество со службой курьерской доставки существенно упрощает работу бухгалтерского сектора, позволяя направить весь трудовой резерв на решение оперативных и текущих задач.
